Huishoudelijk reglement BSG AS vzw

Artikel 1

Het Brussels Studentengenootschap Algemene Studentenvoorzieningen vzw, hierna BSG AS vzw, heeft haar maatschappelijke zetel op Triomflaan 40, 1160 Oudergem

Artikel 2

Jaarlijks wordt de Algemene vergadering gehouden waarbij er minimaal 5 en maximaal 15 raadsleden worden verkozen conform de statuten van BSG AS vzw.

Raad van bestuur

Artikel 3

De Raad van Bestuur van BSG AS verkiest binnen haar leden, een voorzitter, ondervoorzitter, een penning en een secretaris.

Op voordracht van BSG gtgv wordt er een Zaalbeheerder verkozen.

Deze 5 leden vormen aangevuld met de raadgevende stem van de voorzitter Brussels Studentengenootschap ‘Geen Taal Geen Vrijheid’ vormen het Bureau van BSG AS vzw.

Artikel 4

De Raad van Bestuur komt minstens 2 per jaar samen. De Raad van Bestuur kan pas geldig vergaderen wanneer er een gewone meerderheid van de personen aanwezig of vertegenwoordigd is.

Ieder lid van de Raad van Bestuur kan over maximaal 1 volmacht beschikken.

Artikel 5

De Raad van Bestuur beschikt over alle bevoegdheden die niet zijn toegewezen aan de Algemene Vergadering volgens de wetgeving en de statuten van BSG AS vzw.

Artikel 6

De Raad van Bestuur werkt als een collegiaal orgaan dit houdt in:

  • De besprekingen van de Raad van bestuur zijn vertrouwelijk en behoren tot de beslotenheid van de vergadering
  • De beslissingen worden onverminderd uitgevoerd

Het Bureau

Artikel 7

Het Bureau van BSG AS vzw komt samen op vraag van de leden en kan geldig vergaderen met gewone meerderheid van de leden.

Het Bureau is verantwoordelijk voor de behandeling van de klachten van klanten en dit binnen de 10 werkdagen na ontvangst. Indien het bureau in de onmacht verkeert om uitsluitsel te bieden in een geschil wordt dit behandelt op de eerstvolgende Raad van Bestuur.

Het Bureau kan bij hoogdringendheid de Raad van Bestuur bijeenroepen.

Alle beslissingen worden nadien bekrachtigd of herroepen door de Raad van Bestuur van BSG-AS vzw.

Functieprofielen

Artikel 8

De voorzitter is verantwoordelijk voor onder meer volgende zaken:

  • Stelt jaarlijks een beleidsplan op.
  • Stelt jaarlijks, i.s.m. de penning en de boekhouder, een financieel overzicht op waar o.a. de cash flow en het stockbeheer worden weergegeven.
  • Vertegenwoordigd BSG AS vzw bij VUB diensten, leveranciers en andere stakeholders

Artikel 9

De ondervoorzitter vervangt de voorzitter tijdens diens afwezigheid

Artikel 10

De penning is verantwoordelijk voor onder meer volgende zaken:

  • Dient ten allen tijde een financieel overzicht te kunnen verschaffen aan de Voorzitter.
  • Stelt jaarlijks, i.s.m. de Voorzitter en de boekhouder, een financieel overzicht op waar o.a. de cash flow en het stockbeheer worden weergegeven.
  • Verantwoordelijk voor de opvolging van de betalingen van de klanten.
  • Betaalt de rekeningen van de leveranciers.
  • Verantwoordelijk voor het versturen van de facturen en kredietnota’s naar de klanten en in kopie naar de Zaalbeheerder.
  • Controleert de leveringsbonnen en vergelijkt deze met de inventarissen van de klanten.
  • Dient de korting op leveranciers in de gaten te houden en hiervan de Raad van Bestuur van BSG AS vzw op de hoogte te houden. 

Artikel 11:

De secretaris is verantwoordelijk voor onder meer volgende zaken:

  • Schrijft de verslagen van de Raad van Bestuur van BSG AS vzw en staat in voor de verspreiding ervan.
  • Vergezelt de voorzitter tijdens diens vergaderingen en maakt daarvan verslagen op.
  • Verantwoordelijk voor de administratie.
  • Is verantwoordelijk voor de briefwisseling en de verdeling hiervan.
  • Beheer van het archief.
  • Maakt jaarlijks in samenwerking met de Voorzitter de nodige documenten op voor de neerlegging bij de griffie van de rechtbank van koophandel.

Artikel 12:

De zaalbeheerder is verantwoordelijk voor onder meer volgende zaken:

  • Is de eerste contactpersoon voor de VUB diensten en leveranciers.
  • Verzorgt de bestellingen bij de leveranciers
  • Staat in voor het stockbeheer.
  • Controleert de inventarissen per activiteit die bezorgt worden aan de penning van BSG-AS vzw.
  • Staat in voor de bestellingen voor de externe activiteiten activiteiten die doorgaan op de campus, maar niet in de BSG Feestzaal.
  • Kan kleine herstellingen zoals het vervangen van klinken, wc brillen, lampen, … laten uitvoeren door de zaalverantwoordelijken.
  • Verleent toegang tot de zaal aan derden.
  • Zetelt in de Raad van Bestuur van BSG AS vzw als stemgerechtigde.
  • Is verantwoording verschuldigd aan de Raad van Bestuur van BSG AS vzw.
  • Zetelt in BSG GTGV en brengt daar wekelijks verslag uit.
  • Coördineert de zaalverantwoordelijken.
  • Wijst op de inventaris boetes toe conform het Zaalreglement.

Artikel 13:

De zaalverantwoordelijke is verantwoordelijk voor onder meer volgende zaken:

  • Staat in voor de opmaak van de inventarissen met de klanten. Bij opeenvolgende activiteiten gebeurt de inventaris gelijktijdig met de voorgaande en de volgende huurder om geschillen te voorkomen. Hij/Zij kan bijkomende opmerkingen formuleren op het moment van de inventaris.
  • Staat in voor het in/uitschakelen van het alarmsysteem bij leveringen.
  • Voert kleine herstellingen in de zaal uit.
  • Controleert punt voor punt de checklist en voegt deze toe aan de inventaris.

Goedgekeurd op de Raad van Bestuur van 13 februari 2019