Huishoudelijk reglement BSG AS vzw

Dagelijkse werking

Zaalbeheerder

  • Is de eerste contactpersoon voor de VUB diensten en leveranciers.

  • Verzorgt de bestellingen bij de leveranciers

  • Staat in voor het stockbeheer.

  • Controleert de inventarissen per activiteit die bezorgt worden aan de penning van BSG-AS vzw.

  • Staat in voor de bestellingen voor de externe activiteiten activiteiten die doorgaan op de campus, maar niet in de BSG Feestzaal.

  • Kan kleine herstellingen zoals het vervangen van klinken, wc brillen, lampen, … laten uit voeren door de zaalverantwoordelijken.

  • Verleent toegang tot de zaal aan derden.

  • Zetelt in de Raad van Bestuur van BSG-AS vzw als stemgerechtigde.

  • Is verantwoording verschuldigd aan de Raad van Bestuur van BSG-AS vzw.

  • Zetelt in BSG-GTGV en brengt daar wekelijks verslag uit.

  • Coördineert de zaalverantwoordelijken.

  • Wijst op de inventaris boetes toe conform het Zaalreglement.

Zaalverantwoordelijke

  • Staat in voor de opmaak van de inventarissen met de klanten. Bij opeenvolgende activiteiten gebeurt de inventaris gelijktijdig met de voorgaande en de volgende huurder om geschillen te voorkomen. Hij/Zij kan bijkomende opmerkingen formuleren op het moment van de inventaris.

  • Staat in voor het in/uitschakelen van het alarmsysteem bij leveringen.

  • Voert kleine herstellingen in de zaal uit.

  • Controleert punt voor punt de checklist en voegt deze toe aan de inventaris.

Bureau van BSG-AS vzw

  • Is als volgt samengesteld: Voorzitter BSG-AS vzw, Ondervoorzitter BSG-AS vzw, Zaalbeheerder en Voorzitter BSG-GTGV

  • Komt samen op vraag van de leden en kan geldig vergaderen met ¾ van de leden.

  • Verantwoordelijk voor de behandeling van de klachten van klanten en dit binnen de acht werkdagen na ontvangst. Indien het bureau in de onmacht verkeert om uitsluitsel te bieden in een geschil wordt dit behandelt op de eerstvolgende Raad van Bestuur.

  • Kan bij hoogdringendheid de Raad van Bestuur bijeenroepen.

  • Alle beslissingen worden nadien bekrachtigd of herroepen door de Raad van Bestuur van BSG-AS vzw.

Raad van Bestuur (BSG AS VZW)

Stelt het zaalreglement op conform artikel 31 van de statuten en hierin wordt de toekenning van de Feestzaal geregeld conform artikel 30.

Voorzitter

  • Stelt jaarlijks een beleidsplan op.

  • Stelt jaarlijks, i.s.m. de Penning en de boekhouder, een financieel overzicht op waar o.a. de cash flow en het stockbeheer worden weergegeven.

  • Vertegenwoordigd BSG-AS vzw bij VUB diensten, leveranciers, de brouwer, …

Ondervoorzitter

  • Vervangt de Voorzitter bij diens afwezigheid.

Secretaris

  • Schrijft de verslagen van de Raad van Bestuur van BSG-AS vzw en staat in voor de verspreiding ervan.

  • Vergezelt de voorzitter tijdens diens vergaderingen en maakt daarvan verslagen op.

  • Verantwoordelijk voor de administratie.

  • Is verantwoordelijk voor de briefwisseling en de verdeling hiervan.

  • Beheer van het archief.

  • Maakt jaarlijks de nodige documenten op voor de neerlegging bij de griffie van de rechtbank van koophandel.

Penning

  • Dient ten allen tijde een financieel overzicht te kunnen verschaffen aan de Voorzitter.

  • Stelt jaarlijks, i.s.m. de Voorzitter en de boekhouder, een financieel overzicht op waar o.a. de cash flow en het stockbeheer worden weergegeven.

  • Verantwoordelijk voor de opvolging van de betalingen van de klanten.

  • Betaalt de rekeningen van de leveranciers.

  • Verantwoordelijk voor het versturen van de facturen en kredietnota’s naar de klanten en in kopie naar de Zaalbeheerder.

  • Controleert de leveringsbonnen en vergelijkt deze met de inventarissen van de klanten.

  • Dient de korting op leveranciers in de gaten te houden en hiervan de Raad van Bestuur van BSG-AS vzw op de hoogte te houden.

Goedgekeurd op Raad van Bestuur op 18 maart 2010