Zaalreglement BSG zaal

ZAALREGLEMENT BSG-ZAAL

Titel I: Definities en Algemene Bepalingen

Artikel 1: Definities

In de zin van dit reglement moet worden verstaan onder:

  1. Feestzaal: De studentenfeestzaal gelegen op de VUB-Campus Etterbeek. (hierna BSG-zaal)
  2. Activiteit: Feest, cantus of ander toegelaten evenement
  3. Huurder: één van de hieronder opgesomde organisaties die de BSG-zaal huurt voor een activiteit:

o door de Studentenraad van de Vrije Universiteit Brussel erkende en functioneel erkende studentenverenigingen.

o diensten van de Vrije Universiteit Brussel

o aangesloten verenigingen van het Brussels Senioren Konvent

o diensten van de Erasmus Hogeschool Brussel

o de alumniverenigingen van de Vrije Universiteit Brussel

o door UVV erkende vrijzinnige verenigingen

o diensten van het Universitair Ziekenhuis VUB

  1. Verhuurder: Brussels Studentengenootschap, Algemene Studentenvoorzieningen vzw (BSG-AS vzw)
  2. Uitbater: Brussels Studentengenootschap Geen Taal, Geen Vrijheid (BSG-GTGV)
  3. Samenwerkende verenigingen: Groepering van organisaties die samen een activiteit organiseren.
  4. Inventaris: Omstandige lijst van alle gebruiks- en verbruiksgoederen alsook een opsomming van de gebreken in de desbetreffende BSG-zaal.
  5. Verbruiksgoederen: worden verstaan onder verbruiksgoederen: alle dranken.
  6. Gebruiksgoederen: alle goederen die op de inventaris vermeld worden die niet onder de categorie van de dranken vallen.
  7. Schadevergoeding: Geldelijk bedrag dat bepaald wordt bij raming, forfait of op bestek ter vergoeding van geleden schade
  8. Boete: Geldelijk bedrag dat moet betaald worden na een inbreuk op dit reglement.

 

Artikel 2: Verhuur / uitbating

De BSG-zaal wordt verhuurd door BSG-AS vzw (hierna Verhuurder) en uitgebaat door het BSG-GTGV ( hierna Uitbater).

In navolging van dit reglement kan de BSG-zaal enkel verhuurd worden aan Huurders die zich akkoord hebben verklaard met dit zaalreglement (door middel van gelezen en goedgekeurd + handtekening + een mogelijke borgsom waarvan de hoogte op eenzijdige wijze door de zaalbeheerder wordt bepaald).

 

Artikel 3: Eigendom van infrastructuur

De infrastructuur in de BSG-zaal is het bezit van de Verhuurder.

Titel II: Verdeling

 

Artikel 4: Organisatie lotingconvent

De Uitbater verbindt zich ertoe om tweemaal per jaar een loting te organiseren. De eerste loting vindt plaats in de laatste week voor de aanvang van het academiejaar. De tweede loting vindt plaats in de laatste week voor de wintervakantie.

Enkel de door de studentenraad erkende verenigingen kunnen deelnemen aan dit lotingconvent. De functioneel erkende verenigingen kunnen na de bewuste loting data aanvragen voor de zaal en dit voor dezelfde periode als de loting.

 

Artikel 5:Voorrang

De Moeial, Studiekring Vrij Onderzoek, het BSG-GTGV en zijn subgeledingen kunnen tot bij de aanvang van de loting hun voorkeur voor bepaalde data uiten. Deze data voor de zaal zijn dan onmiddellijk gereserveerd. Ook kunnen de Verhuurder en de Uitbater in het kader van samenwerking met bepaalde diensten van de VUB, een paar zaaldata weerhouden.

 

Artikel 6: Openingsactiviteiten van Uitbater

In de eerste week van het academiejaar zijn er twee data voorzien voor de Uitbater om zijn openingscantus en openings-TD te houden.

 

Artikel 7: Verloop loting

De beschikbare data zullen verdeeld worden door de Uitbater van de BSG-zaal op een lotingconvent. De volgorde van toewijzing van de data is vastgelegd in het lotingreglement.

 

Artikel 8: Publiciteit

Een Huurder die een activiteit plant, mag slechts publiciteit voeren voor deze activiteit onder zijn eigen naam. Samenwerkende verenigingen dienen dit bij de toewijzing te melden en publiciteit te voeren onder alle namen.

De samenwerking tussen kringen wordt geapprecieerd, deze moet echter bij de loting worden meegedeeld. Ook moet de avond zelf blijken dat deze samenwerking bestaat. Als er later beslist wordt om samen te werken met een andere kring, moet dit minstens één week op voorhand meegedeeld worden aan de Uitbater, met name de Zaalbeheerder, die zal nagaan of er geen misbruiken zijn. De gelote kring is verantwoordelijk in alle opzichten. Bij samenwerkingsverbanden staat de gelote kring in voor de organisatie.

Onder organisatie wordt verstaan, het opmaken van de begin- en eindinventaris, het verantwoordelijk zijn voor de beveiliging in de zaal, het verantwoordelijk zijn voor de inkomcontrole (controle studentenkaarten en/of identiteitskaarten).

Het is verboden de zaal geheel of ten dele onder te verhuren. Indien blijkt dat deze regel niet wordt nageleefd zal de Huurder, gesanctioneerd worden met een som van 200 €, dit bedrag kan vermeerderd worden met bijkomende boetes en/of schadevergoedingen, en men zal geen gebruik meer kunnen maken van de zaal gedurende het semester. Een uitzondering hierop kan verkregen worden na het uitdrukkelijke akkoord van het Bureau. De oorspronkelijke huurder blijft verantwoordelijk voor de zaal.

 

Artikel 8bis: Deelname voorwaarde lotingconvent

Alle kringen die deelnemen aan het lotingconvent worden geacht zich akkoord verklaard te hebben met het zaalreglement.

 

Titel III: Gebruik en veiligheid

Artikel 9: Toegelaten activiteiten

De BSG-zaal kan enkel gebruikt worden voor feesten en cantussen. Voor andere activiteiten is de expliciete toestemming van het Bureau, zoals bepaald in het Huishoudelijk Reglement van BSG-AS vzw, vereist. De Verhuurder behoudt zich het recht voor om activiteiten die een negatieve uitstraling kunnen hebben, te weigeren.

 

Artikel 10: Veiligheid

Noch de Verhuurder noch de Uitbater is verantwoordelijk voor gebeurlijke ongevallen en/of diefstallen in en rond de BSG-zaal gedurende de verhuurperiode. In de BSG-zaal zijn de nodige veiligheidsvoorzieningen voorhanden (o.a. brandblussers). Tijdens de activiteit zal de Huurder voor het gebruik ervan verantwoordelijk zijn.

 

Artikel 11: Identiteitscontrole

De Huurder dient van alle bezoekers de studentenkaart te controleren. Indien geen studentenkaart kan voorgelegd worden dienen de gegevens van de identiteitskaart genoteerd te worden. Lijsten van mensen die met identiteitskaart binnenkomen dienen de dag, na elke activiteit overhandigd te worden aan de Uitbater, met name de Zaalbeheerder of een Zaalverantwoordelijke. Personen die zich niet kunnen identificeren worden de toegang tot de BSG-zaal ontzegd.

 

Artikel 12: Aankondiging

De Huurder is verplicht een duidelijke vermelding: studentenkaart verplicht te plaatsen op alle aankondigingen van de activiteit, en wel als volgt: een band van 1/16 van de grootte van de affiche (A2,A3,A4). De Huurder is verplicht op al de aankondigen gebruik te maken van het logo van JUPILER. De wijze waarop dit logo wordt gebruikt, dient vooraf te worden goedgekeurd door INBEV.

 

Artikel 13: Incidenten

Wanneer er zich een incident in de zaal voordoet wordt onmiddellijk het licht in de zaal aangestoken en de muziek stilgelegd. Ook bij controle door de politiediensten of op vraag van de bewakingdienst van de VUB dient dit te gebeuren. In deze gevallen moet onmiddellijk de Uitbater, in de eerste plaats de Zaalbeheerder, worden gecontacteerd.

 

Artikel 14: Herkenbaarheid medewerkers van Huurder

De Huurder en zijn medewerkers dienen herkenbaar te zijn tijdens de activiteit.

 

Artikel 15: Verantwoordelijken van Huurder

Bij het ondertekenen van de huurovereenkomst voor een feest zal de Huurder de namen van twee verantwoordelijken moeten bekend maken aan de Uitbater. Deze verantwoordelijken moeten gedurende de gehele huurperiode bereikbaar zijn voor en gekend door de Uitbater en bewaking. Deze zijn tevens verantwoordelijk voor het toezicht op de bezoekers. Zij zullen gedurende de activiteit nuchter blijven.

 

Artikel 16: Beëindiging van de activiteiten

Om 5 uur dient de activiteit beëindigd te worden, tegen 5u30 dienen de laatste bezoekers de BSG-zaal verlaten te hebben. Om 6 uur dient de BSG-zaal gesloten te zijn voor het publiek.

 

Artikel 17: Overtreden van de regels en wangedrag

De Verhuurder en de Uitbater, in de eerste plaats de Zaalbeheerder, behouden zich het recht voor ten allen tijde de naleving van de reglementen van BSG-AS vzw te controleren en indien nodig (direct) sanctionerend op te treden bij niet-naleving van de hiervoor vernoemde reglementen door de Huurder.

Overtreding van deze reglementen wordt beschouwd als niet-naleving van de huurovereenkomst en kan leiden tot het terstond beëindigen van de huurovereenkomst door een lid van het Bureau en/of een schadevergoeding en/of ontzegging, door het Bureau, van het toekomstig gebruik van de BSG-zaal.

 

Artikel 17b: Wangedrag

Wangedrag bij gebruik van de BSG-zaal, door de Huurder en/ of door een bezoeker, zal geval per geval beoordeeld worden door het Bureau, zoals bepaald in het Huishoudelijk Reglement van BSG-AS vzw en kan leiden tot een toegangsverbod tot de zaal gedurende een bepaalde periode.

 

Artikel 18:Instellen alarmsysteem

De Huurder is verantwoordelijk voor het aanzetten van het alarm na de activiteit. Indien diefstal wordt gepleegd en het alarm was ten tijde van deze diefstal niet ingeschakeld, is de Huurder verantwoordelijk voor het geleden verlies.

 

Artikel 19: Bekergebruik

Op feesten dienen enkel de voorziene plastieken bekers gebruikt te worden.

 

Titel IV: Aanrekening verbruik en facturatie

Artikel 20: Opmaak inventaris

Alleen na ondertekening van de huurovereenkomst en de inventaris door zowel de Huurder als de Uitbater zullen de sleutels van de BSG-zaal door de Uitbater overhandigd worden aan de Huurder. De Huurder zal samen met de Uitbater een inventaris opmaken telkens bij de aanvang en het einde van de verhuur. Deze inventarissen worden opgemaakt op een tijdstip volgens afspraak met de Uitbater. Bij afwezigheid van de Huurder zal de Uitbater alleen inventaris opmaken. De Huurder heeft dan geen verhaal tegen deze inventaris.

 

Artikel 20b: Opmaak inventaris van opeenvolgende activiteiten

Bij twee opeenvolgende activiteiten kan de eind- en begininventaris van respectievelijk de vorige Huurder en de nieuwe Huurder gelijktijdig gebeuren.

 

Artikel 21: Huurprijs

De BSG-zaal wordt verhuurd voor een duur van 24 uur aan volgende tarieven:

  • Cantus: €40
  • Feest: €215

De prijs voor een cantus omvat de huur van de zaal, de huur van de banken en tafels.

De prijs voor een feest omvat de huur van de zaal, de licht- en muziekinstallatie en de auteursrechtenorganisaties. Indien de Huurder extra’s op deze installatie meeneemt dient hij dit mee te delen minstens 5 werkdagen op voorhand aan de Uitbater, met name Zaalbeheerder.

Voor bepaald materieel, kan een waarborg geëist worden.

Het is niet toegelaten een andere installatie dan de reeds aanwezige te gebruiken zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de Uitbater.

Een DJ is noch voorzien noch inbegrepen.

 

Artikel 22: Gebruiksgoederen

Tijdens activiteiten in de BSG-zaal mogen enkel verbruiksgoederen geleverd door de Verhuurder verkocht worden. Indien blijkt dat de huurder eigen vaten gebruikt, wordt dit beboet met een som van €500 plus de misgelopen inkomsten.

Alcoholische verbruiksgoederen, waar geen vergelijkbare producten voorhanden zijn, mogen mits voorafgaande schriftelijke toestemming van de Uitbater, met name de Zaalbeheerder, aangekocht worden door de Huurder. Op deze goederen zal door de Verhuurder een heffing van 10% op de aankoopprijs gefactureerd worden.

Bij het niet aanvragen van het gebruik van externe drank, zal de heffing van 10% op de aankoopprijs nog altijd gefactureerd worden. Bij een tweede overtreding zal er nog een bijkomende boete van €50 opgelegd worden.

De facturen van deze goederen, moeten ten laatste 1 week na de activiteit aangeboden worden aan de Uitbater, met name de Zaalbeheerder. Indien dit niet binnen de week gebeurd is, zal automatisch €50 worden aangerekend in plaats van 10% op de aankoopprijs.

 

Artikel 23: Verbruik

Geopende vaten, flessen en blikjes worden als verbruikt beschouwd.

 

Artikel 24: Betaling en wanbetaling van facturen

Alle facturen zijn via overschrijving betaalbaar op 30 dagen na ontvangst van de factuur.

Bijgevolg, behoudens uitdrukkelijke andersluidende overeenkomst geldt:

  • Bij wanbetaling van de volledige factuur of een gedeelte ervan op de vervaldatum, wordt het verschuldigde bedrag van rechtswege vermeerderd, indien de Huurder in gebreke zou blijven te betalen tenminste acht dagen na het verzenden van een ingebrekestelling via mail met een vaste vergoeding gelijk aan 15% van het bij de ingebrekestelling nog verschuldigde bedrag, zonder evenwel dat deze vergoeding lager dan €25,00 zou mogen zijn. Dit beding maakt geen inbreuk op de onmiddellijke opeisbaarheid van de schuld.

 

Artikel 25: Maximumprijzen voor inkom en drank

De maximumbedragen die de Huurder mag aanrekenen voor inkom en drank worden als volgt vastgelegd:

1) Feesten:

  1. a) Inkom:
  • Bestuursleden in het bezit van een lidkaart van Uitbater en Verhuurder: Gratis
  • Voorzitter en Ondervoorzitter van de Erkende verenigingen en door de Uitbater aangeduide verenigingen: Gratis
  • Leden van de Huurder(s): € 2,00
  • Alle anderen: € 2,50

Na aanvraag bij de zaalbeheerder kan er de mogelijkheid geboden worden om een hogere inkomprijs te vragen.

Bij een goedgekeurde aanvraag zullen de meerkosten voor de SABAM-bijdrage, ten gevolge van de verhoging van de inkomprijs, gedragen worden door de Huurder.

Bij het niet aanvragen maar toch doorvoeren van een verhoogde inkom, zal de Huurder niet kunnen deelnemen aan de volgende loting omtrent de zaaldata. Bij een tweede overtreding zal er nog een bijkomende boete van €200 opgelegd worden.

  1. b) Drank:

De dranken worden betaald met bonnetjes. De waarde van 1 bonnetje is maximum € 1,33. Voor speciale bieren (> Alc. 6%) mogen speciale bonnetjes worden verkocht met een maximum waarde van € 2.00.

  • de maximumprijs voor cocktails is vastgelegd op 3 bonnetjes
  • de maximumprijs voor alcoholpops is vastgelegd op 2 bonnetjes
  • de maximumprijs voor alle andere dranken is vastgelegd op 1 bonnetje
  • de maximumprijs voor speciale bieren (> Alc. 6%) is vastgelegd op 1 speciaal bonnetje

Afwijkingen op de voorgaande prijzen inzake inkom en drankconsumptie worden slechts uitzonderlijk toegestaan voor speciale gelegenheden en dit enkel na schriftelijke gemotiveerde aanvraag bij de Uitbater, met name de Zaalbeheerder, ten minste 14 dagen voor de activiteit.

De Huurder is verplicht om tijdens zijn activiteit ook niet-alcoholische dranken aan te bieden.

De Huurder is eveneens verplicht om gratis kraanwater te voorzien tijdens zijn activiteit.

  1. c) Gehoorbescherming

De huurder is verplicht gratis gehoorbescherming te voorzien voor alle aanwezigen tijdens een feest.

2) Cantussen:

  1. a) Inkom:
  • Bestuursleden in het bezit van een lidkaart van Uitbater en Verhuurder: Vrije bijdrage
  • Voorzitter en Ondervoorzitter van de Erkende verenigingen en door de Uitbater aangeduide verenigingen: Vrije bijdrage
  • Alle anderen betalen een bijdrage van maximaal € 15,00

Het staat de Huurder vrij bepaalde mensen minder te laten betalen.

 

Artikel 26: Annulering van reservatie

De annulering van de BSG-zaal moet gebeuren ten laatste 7 dagen voor de beoogde dag van gebruik van de zaal. Dit wordt door de Uitbater bekendgemaakt. Bij het niet tijdig annuleren van de zaal wordt de huur en het minimumverbruik, zoals bepaald in Artikel 27, aangerekend als schadevergoeding.

 

Artikel 27: Minimumverbruik

Er geldt een minimumverbruik van 50l pils.

 

Titel V: Schadevergoedingen & Boetes

Artikel 28: Schade aan infrastructuur

Alle schade aangericht aan de infrastructuur van de BSG-zaal dient door de Huurder betaald te worden bij wijze van schadevergoeding. Deze schadevergoeding zal worden gefactureerd aan de Huurder, al dan niet op de factuur van de activiteit in kwestie.

 

Artikel 29: Reiniging

De Huurder wordt verondersteld de zaal zelf te reinigen en dit reeds voor de overdracht van de sleutels bij het maken van de eindinventaris. Het kuismateriaal wordt door de Verhuurder ter beschikking gesteld. Indien de Huurder het nalaat te kuisen worden daarvoor de volgende sancties opgelegd:

€500 boete

  • Schrapping van de komende activiteiten binnen het lopende semester
  • Uitsluiting van de volgende loting

De Uitbater, met name de Zaalbeheerder, zal in dit geval op voorhand contact opnemen met de Huurder vooraleer zelf tot reiniging over te gaan.

Wanneer slechts gedeeltelijk of slecht gekuist of opgeruimd wordt zullen volgende kuisvergoedingen aangerekend worden:

  • Leidingen niet gekuist bij eerste nazicht: €50,00/leiding
  • Inkomhal en vestiaire: € 50,00
  • Vloer van de zaal: € 100,00
  • Directe buitenomgeving: € 100

Onder directe buitenomgeving wordt verstaan:

– Achterkant: van de zaaldeur tot de stoep, de goot rond de rotule inbegrepen

– Voorkant: alles van de zaaldeur tot het brugje, ook de trappen van de nooduitgang van de aula’s en het gras naast het restaurant

  • Graffiti in de zaal: € 150,00 + de bijkomende reinigingskosten
  • Toog: € 50,00
  • DJ-kot: € 50,00
  • Muren, ramen en deuren: € 50,00
  • Sanitaire ruimtes: € 100,00
  • Verstopt WC, urinoir of wasbak: €25/inbreuk
  • Vatenkot: € 50,00
  • Vaten niet gescheiden (volle en lege) € 75,00
  • Lege vaten tussen de volle verstopt (per vat): €150,00
  • Niet goed gekuiste banken en tafels: € 50,00
  • Gebroken tafel: € 50
  • Gebroken bank: € 20
  • Geheel of gedeeltelijk gebroken tafel of bank verstopt tussen andere tafels en banken: € 200
  • Resten versiering, materiaal en affichering: € 50,00
  • Afval niet meegenomen: € 150,00
  • Sporen van fecaliën, braaksel en/of urine: € 200,00
  • Rooster van het afloopputje niet leeggemaakt: €100

Deze lijst is niet limitatief en kan worden aangevuld met extra sancties zoals bepaald in Titel III, Artikel 17.

 

Artikel 30: Andere boetes

  • Niet tijdig (10 min) voor inventaris komen opdagen: €15,00

o per extra 10 min laattijdigheid: €25,00

  • Alarmsysteem niet ingeschakeld: €150,00
  • Deuren niet op slot: €150,00
  • Deuren niet op slot en alarmsysteem niet ingeschakeld: €400,00

Deze lijst is niet limitatief en kan worden aangevuld met extra opmerkingen zoals bepaald in Titel III, Artikel 17.

Elke niet naleving van gebruik en veiligheid leidt tot boetes naar billijkheid geschat door de raad van bestuur van BSG-AS vzw.

Artikel 31: Misbruik van geluidsinstallatie

Als de Verhuurder of Uitbater bij een activiteit vaststellen dat de Dj te vaak met de master in het rood gaat, wordt er een waarschuwing gegeven aan de Huurder. Na drie waarschuwingen zal er een boete opgelegd worden van €1.000. Bij effectieve schade aan de muziekinstallatie zullen de kosten voor reparatie worden verhaald op de huurder.

 

Titel VI: Slotbepalingen

Artikel 32: Klachten

Bij betwisting van bepaalde opgelegde sancties, schadevergoedingen, facturatie, e.d. kan een schriftelijke klacht via zaalbeheerderbsg@gmail.com worden ingediend bij het Bureau, zoals bepaald in het Huishoudelijk Reglement van BSG-AS vzw. Dit Bureau zal de klacht behandelen binnen een redelijke termijn na ontvangst.

Een ingediende klacht over een al dan niet verkeerde facturatie betekent geen uitstel van betaling , naargelang de beslissing zal er een creditnota worden opgemaakt.

 

Artikel 33: Handelshuurwetgeving

De verhuring van de BSG-zaal is niet onderworpen aan de handelshuurwetgeving.

 

Artikel 34: Betwistingen

Bij betwisting om welke reden ook, is de enige aan weerskanten erkende en aanvaarde rechtbank die van het gerechtelijk arrondissement Brussel. Bij een geschil waarvoor het Vredegerecht bevoegd is, wordt verwezen naar het Vredegerecht van Oudergem. Het contract wordt door de Belgische wet geregeld.

 

Artikel 35: Wijzigingen aan het zaalreglement

Enkel de raad van bestuur van BSG-AS vzw kan het zaalreglement wijzigen.

Goedgekeurd op de raad van bestuur van 22 december 2016.